Kuidas Disainisime 180-Liikmelise Telia Suvepäeva: Briifist Tagasiside Analüüsini

Telia Eesti on Eventroomi ametlik tiimiürituste partner alates 2022. Ühe meie suurema koostöö näide on 2024. aasta juuli suvepäev — 180 osalejat, kaks füüsilist maja (Telia Mustamäe ja Telia Tallinna kontor), eelarve veidi üle €40 000. See artikkel räägib täpselt, kuidas me sellise mastaabis ürituse koos disainisime — alates esimesest briifingu kõnest kuni 6 nädalat hiljem koostatud tagasiside-analüüsini.

Briifing: 25 minutit, mis määras kogu kontseptsiooni

Esimene kohtumine oli aprillis, 25 minutit. Mitte tunde, vaid 25 minutit. Hea briifing ei ole pikk briifing — see on hea küsimustega briifing. Küsisin Telia HR-tiimilt kolm asja:

1. Mis on tiimi praegune seisund? Vastus: "Pärast pandeemia hübriidaastate möödumist on osakonnad omavahel võõrdunud. Inimesed teavad oma osakonna 12 inimest hästi, aga ei tea naabriosakonnast kedagi. See takistab koostööd reaalselt — projektid liiguvad aeglasemalt, sest inimesed ei tea, kelle poole pöörduda." 2. Mis on selle ürituse üks selge eesmärk? "Inimesed peavad lahkuma päevast nii, et neil on 5–10 uut nime, kellega nad pole varem rääkinud. Kõik muu on boonus." 3. Mis on eelarve "lae"? "€40 000 jäägitult, soovime hinda enda all hoida, aga oluline ei ole odavus."

See briifing dikteeris kõike, mis hiljem juhtus. Eesmärk oli sotsiaalne ristmüügivõrk, mitte "lõbus päev". See lülitas välja terve klassi võimalikke formaate (suur olümpia, kus tiimid on värvigrupides ja võistlevad omavahel) ja lülitas sisse teise klassi (vahetuv struktuur, kus inimesed liiguvad väikestes 8-liikmelistes gruppides 6 jaama vahel).

Kontseptsioon: tee 8 erinevat 8-liikmelist gruppi

10 päeva hiljem esitasime kontseptsiooni. Päeva struktuur:

11.30 — saabumine ja saabumis-snäkid mõisapargis (Vihula). Igale osalejale anti välja "kaardihoidja" 4-värvilise indeksiga: värv (4 brigaadi a 45 inimest), number (8 jaama vahetumise jaoks), täht (söögilauad õhtusöögiks), nimi.

12.15 — esimene jaam algab. 6 jaama, igaüks 25 minutit, 5 minutit vahetus = 3 tundi. Jaamad: vibu, kanuu (väike järv kohapeal), kokkamiskursus (chef tegi 4 jaama: pesto, ravioli täidis, kastmed, presentatsioon), escape puzzle (kolm 30-min puzzle'it väikestele gruppidele), trommiringi (african drumming) ja "speed friending" struktureeritud vestlusi.

15.30 — paus, jäätis, vee jaam.

16.00 — teine ring. 12 inimest läheb sauna, ülejäänud läheb jalutuskäik mõisapargi sees orienteerumise formaadis (vihjepunktid, mis räägivad Telia ajaloost — 100. aastat ettevõtte ajaloost).

18.30 — õhtusöök. 22 lauda a 8 inimest, lauad eelnevalt määratud kaarti järgi. Igas lauas oli osakonnad meelega segatud — me kasutasime Telia HR-i organisatsiooni-graafikut, et ükski laud ei oleks "kõik samast osakonnast". Igal laual oli ka 3 vestluse-käivitajat trükitud kaardi peal (mitte iceberg-küsimused, vaid Telia-spetsiifilised: "Mis on midagi, mis sa oma osakonnas tahaksid, et keegi teaks, aga ei tea?").

20.30 — live-esineja (Eesti tuntud DJ-duo), tantsupõrand, baar lahti kuni keskööni.

Mis oli kõige raskem

Kontseptsioon kõlab puhtana. Reaalsus oli üks väga raske asi: 22 lauda, igaüks 8 inimest, ja igaüks pidi olema osakondade-segatud. Telia HR andis mulle Exceli failina kõik 180 osalejat koos osakonna ja staažiga. Ma istusin selle Exceliga 4 tundi ja ehitasin laudade plaanid käsitsi. Algoritm oli lihtne: ükski laud ei tohi sisaldada rohkem kui 2 inimest samast tiimist; iga laud peab sisaldama vähemalt 1 inimest 5+ aasta staažiga ja vähemalt 1 inimest <2 aasta staažiga.

See on töö, mida iseteenindusplatvorm ei tee. See on töö, mida ka enamus agentuure ei tee, sest see ei näe pakkumises kuhugi. Aga see oli ainus põhjus, miks tagasiside hiljem ütles "kohtusin tegelikult uute inimestega".

Eelarve detailid

Kuna see on case-study, panen ka tegelikud numbrid. €40 000 eelarve jagunes:

• Venue (Vihula mõisa kompleks, 6 tundi koos saalide ja saunaga): €8 200
• Toit ja jook (saabumis-snäkid + lõuna käigult + jäätis + 3-käiguline õhtusöök + open bar 4 tundi): €11 800
• Tegevused ja facilitator'id (6 jaama juhid + chef + drumming-juht + escape puzzle pakkuja + speed-friending facilitator): €7 400
• Esineja (DJ-duo + tehnika): €4 200
• Tehnika ja produktsioon (heli, valgus, mikrofonid, ekraan): €2 100
• Transport (2 bussi Tallinn–Vihula–Tallinn, edasi-tagasi): €2 300
• Fotograaf (5 tundi + edited galerii): €700
• Eventroomi korraldustasu (~10%): €3 300

Iga arve dokumenteeritud, Telia raamatupidamine sai laekumise lehekülje juba 5 päeva pärast üritust.

Tagasiside number 1: NPS 8.7

Kuus nädalat pärast üritust saatis Telia HR osalejatele 7-küsimuselise tagasiside. 152 vastust 180-st (84% vastamise määr — see iseenesest on hea).

• NPS keskmine: 8.7 (vahemik 5–10, 78% andsid 9 või 10)
• "Kui mitme uue inimesega rääkisid sa esimest korda?" keskmine: 6.2 inimest
• "Kas saavutasid ürituse eesmärgi (uued kolleegide sidemed)?" 91% jaa
• Lemmik element: "speed friending" formaat (mis algselt oli kontseptsioonis kõige riskantsem)
• Kõige kriitilisem tagasiside: "Saabumine oli kaootiline, esimene 15 minutit ei teadnud kuhu minna." See on aus tagasiside — meil oli kohale toodud 4 saabumise koordinaatorit, aga 180-inimese väravas oli see ikkagi vähe. Järgmiseks korraks soovitus: 6 koordinaatorit + selgemad sildid.

Mida me Telialt selle ürituse pealt õppisime

Kolm asja, mis muutis meie standardset suvepäeva-mudelit.

Esiteks: "speed friending" struktureeritud formaat — väike 8-liikmeline grupp vahetuvad teemade kaupa — toimib paremini kui klassikaline "free networking baari ümber". Inimesed, kes muidu ei räägi võõrastega, räägivad struktureeritud formaadis hea meelega. Oleme seda hiljem kasutanud veel 11 ürituse peal. NPS skoor see element kõigi 12 ürituse peal: 8.4 keskmine.

Teiseks: laudade plaanide käsitsi optimeerimine. See on tundide-pikkune Exceli töö, aga see on ürituse "tegelik strateegia". 2025. aastast sees iga 60+ inimese ürituse standardpakettides.

Kolmandaks: tagasiside-küsimuste struktuur. Mitte "kas oli tore?" (informeerib mind null), vaid "kui mitme uue inimesega rääkisid sa esimest korda?" (informeerib mind ärilise mõju kohta). Mõõtmine peab kattuma briefi eesmärgiga.

Kui tahad rääkida oma tiimi suvepäevast

Eventroom ei pretendeeri olema "kõige odavam" ega "kõige flashy". Me oleme strateegiline partner, kes mõtleb läbi, mille eest sa oma 200 inimese pealt päeva eraldad. Iga koostöö algab 20–25 minutilise briefinguga. Esmane vastus ühe tööpäeva jooksul, täispakkumine 3–5 tööpäeva, tasuta ja kohustuseta.

Loe ka: iseteenindus vs täisteenus tiimiüritus, tiimiürituse eelarve 2026, rahvusvahelise tiimi üritus ja korduma kippuvad küsimused.